WB Government New Rules : সরকারি নথিপত্রে স্বাক্ষর করার ক্ষেত্রে নতুন করে কড়া নির্দেশ জারি করল পশ্চিমবঙ্গ সরকার। এবার থেকে সরকারি চিঠি ও নথিতে শুধু সই করলেই হবে না, স্বাক্ষরকারীর নাম ও পদবি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে। পাশাপাশি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে সরকারি অফিসিয়াল সিল ব্যবহারের নির্দেশও দেওয়া হয়েছে।
নবান্ন সূত্রে প্রকাশিত নির্দেশ অনুযায়ী, সরকারি দফতরগুলির correspondence বা চিঠিপত্রে স্বাক্ষরের পাশাপাশি সংশ্লিষ্ট আধিকারিকের নাম এবং পদবি উল্লেখ করা জরুরি। একইভাবে physical file-এ কোনও আধিকারিক বা কর্মী স্বাক্ষর করলে তার সঙ্গে প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে অফিসিয়াল সিল দেওয়ার বিষয়টিও নিশ্চিত করতে বলা হয়েছে।
এক ঝলকে
কেন এই নির্দেশ?
সরকারি নথিতে কে স্বাক্ষর করেছেন, তাঁর পদমর্যাদা কী এবং নথিটি কোন আধিকারিকের মাধ্যমে অনুমোদিত হয়েছে—এই বিষয়গুলি যাতে সহজেই বোঝা যায়, সেই উদ্দেশ্যেই এই নির্দেশ বলে মনে করা হচ্ছে। এতে সরকারি নথির স্বচ্ছতা, জবাবদিহি এবং নথির সঠিক পরিচয় বজায় রাখা সহজ হবে।
অনেক ক্ষেত্রে সরকারি ফাইলে শুধুমাত্র স্বাক্ষর থাকায় পরে স্বাক্ষরকারী আধিকারিকের পরিচয় নিশ্চিত করতে সমস্যা হয়। নতুন নির্দেশ কার্যকর হলে সেই ধরনের বিভ্রান্তি কমবে বলেই মনে করা হচ্ছে।
সরকারি চিঠিতে কী কী থাকবে?
নতুন নিয়ম অনুযায়ী সরকারি correspondence-এ স্বাক্ষরের ক্ষেত্রে মূলত—
- স্বাক্ষরকারীর নাম
- পদবি বা designation
- প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে অফিসিয়াল সিল
স্পষ্টভাবে ব্যবহারের উপর গুরুত্ব দেওয়া হয়েছে।
অন্যদিকে physical file-এর ক্ষেত্রেও স্বাক্ষর সংক্রান্ত নিয়ম যথাযথভাবে মেনে চলতে বলা হয়েছে।
দফতরগুলির জন্য গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশ
নবান্নের এই নির্দেশের পর বিভিন্ন সরকারি দফতরকে নিজেদের অধীনে থাকা আধিকারিক ও কর্মীদের বিষয়টি জানাতে হবে। সরকারি চিঠি, ফাইল এবং অন্যান্য নথিতে স্বাক্ষর করার সময় নির্ধারিত পদ্ধতি অনুসরণ করা হচ্ছে কি না, সেদিকেও নজর দিতে হবে।
প্রশাসনিক মহলের মতে, সরকারি নথিতে স্বাক্ষরকারীর পরিচয় স্পষ্ট থাকলে ভবিষ্যতে নথি যাচাই, দায়বদ্ধতা নির্ধারণ এবং প্রশাসনিক কাজে স্বচ্ছতা বজায় রাখা আরও সহজ হবে।
সাধারণ মানুষের উপর কী প্রভাব?
এই নির্দেশ মূলত সরকারি দফতরের অভ্যন্তরীণ নথি ও correspondence-এর প্রক্রিয়াকে আরও নিয়মতান্ত্রিক করার উদ্দেশ্যে। সাধারণ মানুষের সঙ্গে সরকারি দফতরের যোগাযোগের ক্ষেত্রেও নথিতে সংশ্লিষ্ট আধিকারিকের পরিচয় স্পষ্ট থাকলে চিঠির সত্যতা ও দায়িত্বপ্রাপ্ত আধিকারিক সম্পর্কে ধারণা পাওয়া সহজ হতে পারে।
অর্থাৎ, সরকারি ফাইলে শুধু সই করে দায়িত্ব শেষ নয়—স্বাক্ষরকারীর নাম, পদবি এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অফিসিয়াল সিল ব্যবহারের বিষয়টিও এবার গুরুত্বের সঙ্গে মানতে হবে।